KSeF – co to takiego?
Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Fiannsów już w tym kwartale 2025 roku mamy poznać ostateczną treść przepisów wdrażających obowiązkowe stosowanie e-faktury od lutego 2026 roku. NA zakończenie etapu legislacyjnego najprawdopodobniej będziemy mogli liczyć na przełomie czerwca i lipca br. Zmiany te można jednak nazwać „kosmetycznymi”, stąd najwyższy czas aby powoli zacząć wdrażać się w temat lub przypomnieć sobie najistotniejsze informacje, w szczególności jeśli jesteśmy w fazie wdrożeniowej dostosowywania własnych systemów finansowo-księgowych do współpracy z KSeF.
Spis treści:
Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny służący do:
- wystawiania,
- otrzymywania,
- przechowywania oraz
- zapewnienia dostępu do e-faktur.
System ten służy także oznaczaniu e-faktur indywidualnym numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF i udostępnianym wystawcy w zwrotnym potwierdzeniu odbioru UPO.
Korzystanie z systemu możliwe jest dzięki uzyskaniu odpowiednich uprawnień i uwierzytelnieniu się za pomocą: profilu zaufanego, pieczęci elektronicznej lub podpisu elektronicznego. Stąd system ten ma również funkcje pozwalające na weryfikację uprawnień oraz daje możliwość zarządzania uprawnieniami.
Co jednak istotne KSeF, z zasady służy kompletacji i doręczaniu odbiorcom e-faktur i nie obejmuje rozbudowanych modułów i funkcjonalności jakie w różnych biznesach są wykorzystywane. Przykładowo: system ten nie będzie nam alertował pojawienia się nowej e-faktury zakupowej, czy też konkretnych błędów i omyłek rachunkowych na wystawianej e-fakturze, ani nie będzie umożliwiał akceptacji lub dekretacji e-faktur.
W efekcie, w zależności od prowadzonego biznesu oraz jego skali – jeśli jeszcze się tym nie zająłeś – warto zacząć zastanawiać się nad działaniami wdrożeniowymi związanymi z czekającym nas obowiązkowym wykorzystywaniem KSeF.
Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami obowiązkowe wystawienie e-faktury w KSeF ma mieć miejsce od lutego 2026 roku.
W tle mamy nowelizację, zgodnie z którą ww. dacie obowiązek e-fakturowania będą mieli wyłącznie podatnicy, których obroty ze sprzedaży za rok 2025 przekroczyły 200 mln złotych, a pozostali wejdą w omawiany obowiązek od kwietnia 2026 roku, niemniej nie zmienia to faktu, iż bieżący okres jest najlepszym aby zacząć działania wdrożeniowe lub, jeśli zostały przerwane, wrócić do nich i przypomnieć sobie zasady funkcjonowania KSeF.
W kolejnych artykułach będziemy systematycznie przybliżać Ci tematykę KSeF i to również na przykładach praktycznych i branżowych.
