KSeF – Jakie procedury warto rozważyć? Zacznijmy od należytej staranności
Wdrożenie KSeF nie ogranicza się tylko do zaimplementowania rozwiązań IT! Wdrożenie to również prawidłowe rozplanowanie procesów biznesowych, w szczególności związanych z działaniem firmy mającym wpływ na obieg fakturowania lub pozostałej dokumentacji.
Wdrożenie obowiązkowego stosowania e-faktury dotyczy szeregu spraw. Wiedza o tym czym jest KSeF i na jakich zasadach stosować e-fakturowanie to dopiero wierzchołek góry lodowej!
Niezwykle istotne są bowiem wszelkie działania wdrożeniowe, wśród których wymienić należy takie aspekty jak: wybór / dostosowanie oprogramowania do korzystania z KSeF, przeszkolenie pracowników, dostosowanie umów z kontrahentami do nowych warunków współpracy oraz uaktualnienie obecnie stosowanych, czy też wdrożenie nowych procedur wewnętrznych.
Właśnie na tych procedurach chciałbym się skupić, bo te są niezwykle istotne w większych przedsiębiorstwach i nie powinny być pomijane lub bagatelizowane.
Procedury wewnętrzne obejmują zbiór wytycznych i zasad panujących w Firmie co do danego sposobu działania. Podstawowymi procedurami wewnętrznymi dotyczącymi VAT są tzw. procedury należytej staranności. Wejście w życie obligatoryjnego KSeF w mojej ocenie będzie wymagało ich uaktualnienia, co najmniej w zakresie konieczności weryfikacji prawidłowości wizualizacji e-faktury i odpowiednich kodów weryfikacyjnych (linków bezpośrednich lub kodów QR) oraz możliwości prześledzenia ścieżki pomiędzy tą wizualizacją, a e-fakturą wystawioną w KSeF lub – o czym ostatnio głośno – fakturą wystawioną poza KSeF wbrew obowiązkowi ciążącemu na danym wystawcy. Warto bowiem chodź w minimalnym zakresie podjąć próbę ustalenia czy faktura została wystawiona wadliwie, a jeśli tak to jakie są tego powody (np. ktoś się spóźnił z wdrożeniem lub korzysta z prawa do odsunięcia w czasie obowiązku e-fakturowania).
Jak natomiast wskazuje Ministerstwo Finansów brak kodu QR lub naniesienie na wizualizację znacznie większej ilości danych aniżeli na fakturze widniejącej w KSeF (zwłaszcza co do elementów przedmiotu sprzedaży) może budzić wątpliwości co do prawidłowości postępowania wystawcy i powinno zwiększyć naszą czujność!
Sam brak kodu QR lub brak możliwości jego wykorzystania może wynikać z faktu, iż faktura nie została wystawiona jako e-faktura, nie mam jej w KSeF wbrew obowiązkowi, czy też została wystawiona przez podmiot nieuprawniony. Wytyczne co do sposobu weryfikacji i postępowania z takimi fakturami warto więc opracować i to nie tylko pod kątem należytej staranności i zabezpieczenie prawa do odliczenia VAT, ale także pod kątem biznesowym. Nieprawidłowe faktury mogą przecież stanowić próby wyłudzenia (scam). Prowadząc natomiast działalność na dużą skalę i odbierając np. 5tys. faktur zakupowych w miesiącu możemy być narażeni na tego rodzaju oszukańcze działania.
Jednocześnie, nawet jeśli zweryfikujemy poprawność e-faktury i jej wizualizacji mogą wystąpić sytuacje, w których faktury tej nie powinniśmy rozliczać (np. zostanie omyłkowo wystawiona na naszą rzecz, ale po prostu będziemy kwestionowali jakieś jej elementy – cenę / jedną z pozycji). Resort przyznaje, że fakt otrzymania faktury w KSeF nie zmusza nas do jej rozliczenia podatkowego, jeśli z daną fakturą się nie zgadzamy, niemniej wykrycie z którą fakturą się nie zgadzamy i jak z nią postąpić to już zupełnie indywidualna kwestia.
