Lunchboxy dla personelu w kosztach

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik musi być wstanie wykazać, że ponoszone przez niego wydatki pozostają w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i pozostają w związku o jakim mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

W art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT wskazano, że koszty reprezentacji, takie jak wydatki na usługi gastronomiczne czy zakup żywności, nie są kosztami uzyskania przychodów. Jednak reprezentacja dotyczy działań skierowanych do podmiotów zewnętrznych, mających na celu budowanie wizerunku firmy, a nie wydatków ponoszonych na rzecz pracowników czy współpracowników. Koszty te nie podlegają wyłączeniu na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, natomiast w zależności od ich zakresu pozostają w związku z osiąganymi przychodami.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wielokrotnie aprobował podejście podatników, iż udostępnienie artykułów spożywczych, w tym lunchboxów, kanapek czy pizzy ogranicza przerwy na przygotowanie posiłków, co pozwala skupić się na wykonywaniu powierzonych zadań. Konsekwencją wspólnej konsumpcji jest natomiast integracja, wymiana pomysłów i kreowanie nowych rozwiązań. W efekcie zwiększa się wydajność i efektywność pracowników i współpracowników.

Pozytywne stanowisko zostało zaprezentowane między innymi w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 2 kwietnia 2025 roku, nr 0111-KDIB2-1.4010.18.2025.2.AG. Jeśli zatem:

• produkty spożywcze są dostępne w biurze podatnika, a ich konsumpcja nie jest ograniczana ani ewidencjonowana,
• mogą z nich korzystać wyłącznie osoby zatrudnione lub współpracujące z podatnikiem podczas godzin pracy,
• artykuły spożywcze nie mają charakteru wystawnego ani luksusowego,

- to taki wydatek może pozostawać w związku z osiąganymi przychodami i stanowić koszt uzyskania przychodu.