Odkrywaj KSeF razem z LTCA. cz. XXIV "Przykłady pozostałych procedur wartych rozważenia"

W poprzednich rozdziałach pisaliśmy o różnego rodzaju procedurach wartych wprowadzenia lub zaktualizowania przy wdrażaniu obowiązkowego KSeF.

Poruszaliśmy wątek nw. procedur:

• Należytej staranności
• Postepowania przy rozliczeniu faktur korygujących
• Postępowania przy udzielaniu, zmianie, odbieraniu uprawnień
• Postępowania na wypadek awarii i niedostępności KSeF

Poniżej wskazujemy przykłady dalszych procedur, jakie w zależności od skali działalności i wielkości wewnętrznej struktury organizacyjnej, są warte rozważenia:

• zasady obiegu i archiwizacji dokumentacji

KSeF przechowa e-faktury, niemniej ich odrębnej archiwizacji nie należy pomijać z uwagi na dokumentację inną niż e-faktury (np. faktury wewnętrzne, pro-formy, czy noty księgowe) oraz dokumentacje około sprzedażową (np. załączniki).

• zasady i tryb wystawienia e-faktury i jej wizualizacji
• zasady i tryb odbioru e-faktury i jej weryfikacji

Stosowanie KSeF wymaga znajomości podstawowych zasad e-fakturowania, ich akceptacji weryfikacji formalnej lub merytorycznej oraz możliwej dekretacji dla osób odpowiedzialnych za ich rozliczenie. Im większa struktura i liczba osób zaangażowanych w proces fakturowania tym bardziej uzasadnione wydaje się unormowanie zasad dostosowanych do prowadzonego biznesu i tej struktury. 

• zasady postępowania przy realizacji płatności

Od lipca 2024 r. zasadą będzie dodawanie w tytule przelewu numeru KSeF e-faktury, jaka jest opłacana. KSeF da przy tym możliwości dokonywania przelewów zbiorczych i posługiwania się zbiorczym numerem KSeF. Warto wprowadzić wytyczne w tym zakresie, aby uniknąć pomyłek i nieprawidłowości, w szczególności, gdyby część z faktur była opłacana jedynie w części (np. z uwagi na raty lub potrącenia).

• zasady postępowania przy samofakturowaniu

Warto prześledzić tego rodzaju sytuacje i wprowadzić restrykcyjne zapisy umowne w zakresie samofakturowania, by maksymalnie zabezpieczyć interesy polskiego podmiotu.

• zasady postępowania dotyczące delegacji

Faktury / dokumenty zakupów „przynoszone” przez pracowników po podróżach służbowych, delegacjach dot. m.in. opłat za przejazdy, hoteli, restauracji, mogą powodować trudności na gruncie KSeF, związane przede wszystkim z identyfikacją konkretnego pracownika i rodzaju kosztu, z którym są związane. Odpowiednie wytyczne dotyczące dekretacji takich dokumentów są zatem kluczowe.