KSeF – Jakie procedury warto rozważyć? Zasady odbioru faktur

W ramach serii publikacji poświęconym odpowiednim procedurom, chciałbym odnieść się do procedur odbioru faktur oraz innych dokumentów. Nie wszystko bowiem znajdziemy w KSeF. Część dokumentów będzie funkcjonowała poza nim i musimy umieć je odróżniać, w tym wiedzieć kiedy jakaś faktura mogła zostać wystawiona poza tym systemem wbrew obowiązkowi.

Rozwijając powyższe, osoby w firmie które mają styczność z fakturami zakupu powinny mieć świadomość o dualizmie dokumentacji ksefowej i pozaksefowej.

Pamiętajmy więc, że w KSeF znajdziemy wszelkie faktury, ale ich wizualizacje przesyłane np. razem z załącznikami do faktury będą odbierane osobno.

Podobnie, niezależnie od KSeF mogą nam zostać przesłane faktury od pomiotów, których system ten nie dotyczy w ogóle (np. podmioty zagraniczne) lub nie dotyczy ich czasowo (np. podmioty wykluczone cyfrowo).

Dodatkowo, wszelkie dokumenty niemające charakteru faktury (np. noty, czy rachunki) wciąż będą w obiegu na zasadach dotychczasowych.

Ostatecznie natomiast, jeśli otrzymamy błędną wizualizację (bez kodów weryfikacyjnych) lub fakturę, co do której mamy wątpliwości czy została wystawiona prawidłowo – musimy podjąć odpowiednie kroki dla celów weryfikacji zasadności i bezpieczeństwa rozliczeń.

W efekcie, planując zasady odbioru dokumentacji musimy zadecydować  kto w naszej organizacji będzie miał dostęp do KSeF celem odbioru plików, a także kto w naszej organizacji z zasady może mieć styczność z dokumentacją zakupową (np. sekretariat) i uczulić dane osoby na odpowiednie sytuacje wymagające weryfikacji.